Préparer une séance d’intelligence collective

Préparer sa séance collaborative c’est mettre toutes les chances de son côté pour en faire une expérience réussie et utile !

Dans cet article on vous propose une méthode efficace à suivre pour gagner en impact et efficacité !

Les bonnes questions à se poser

Le premier réflexe est d’être au clair sur ce que l’on souhaite obtenir. Pour cela voici une série de questions à se poser en amont de la démarche de conception.

1- Qu’ai-je envie d’obtenir à l’issue de la séance collaborative ?

Est-ce de créer une dynamique collective, de chercher des solutions, de familiariser le groupe avec une problématique, d’obtenir des résultats concrets, comme une priorisation, une décision, un plan d’action ?

Ce questionnement doit être précis et vraiment concret. Car c’est lui qui permettra par la suite de choisir les activités pertinentes.

2- Quel est l’objectif précis de la séance ?

Il est important de prendre du recul avec le livrable de la séance. Bien souvent, les ambitions sont trop élevées. Et cette exigence engendre une pression sur le facilitateur ou la facilitatrice lors de l’animation, mais aussi sur le groupe.

L’effet négatif : occulter des objectifs plus implicites comme la cohésion, la motivation, l’engagement, tout aussi important que la production elle-même.

Cela permet également de remettre sa séance au bon tempo : reconnaître que l’objectif de la séance n’est qu’une contribution à l’objectif général est une façon de “découper” ce dernier en plusieurs étapes et donc de rendre chaque atelier vraiment efficace sur son micro-objectif.

3- Qui doit participer ?

Cette question est essentielle car animer un groupe trop homogène dans ses profils et ses visions c’est finalement ne pas profiter pleinement du potentiel de l’intelligence collective. La pluralité des expertises est essentielle, de même que la taille. L’intelligence collective s’anime différemment selon que l’on est face à un grand groupe ou à un petit collectif. 

4- Quelle durée de séance ?

Faire de l’intelligence collective c’est accepter de s’inscrire dans une durée suffisante pour organiser un temps d’introduction, un cœur de séance et un temps de conclusion. Un peu comme au restaurant : on préfère la formule entrée-plat-dessert non ?

En fonction du temps dont on dispose, la manière de répondre à l’objectif fixé sera adaptée. Il faut savoir faire des deuils pour conserver un “flow” de séance tenable pour les facilitateurs comme pour les participants…

Le flow c’est la dynamique qui permet d’être productif sans s’épuiser, de rester actif sans décrocher !

5- Quels supports ou outils sont nécessaires

Il est évident que selon les objectifs et la durée, selon la cohésion existante ou non au sein du groupe, les activités vont différer. Si l’on ajoute le paramètre supplémentaire du style du facilitateur, pour un même objectif, il y a réellement plusieurs chemins possibles d’animation.

L’idée est de réfléchir, de façon ouverte et libre, à la manière d’aider le groupe, de faire participer toutes les personnes présentes, d’alimenter éventuellement le collectif avec des informations et des données… Cette anticipation permet de préparer les éventuels supports requis et de choisir les activités les plus adaptées.

Les matrices de restitution visuelle peuvent également être d’une grande aide pour garder une trace, organisée et lisible, des productions collectives. Y penser en amont peut vraiment apporter un plus à l’expérience collaborative.

Enfin les espaces collaboratifs numériques sont également des outils nécessaires dans les formats à distance. Cela implique donc de se familiariser avec ces plateformes pour une animation fluide et agréable.

6- Que se passe-t-il après la séance ?

Même si à ce stade cela reste compliqué d’avoir une vision précise sur la suite de la séance, se poser la question permet d’ébaucher des hypothèses : de série d’ateliers, de livrables attendus et de choisir les formats conclusifs : simple évaluation du vécu, priorisation, engagement du groupe…

Une fois que les réponses sont claires, alors on peut passer à l’étape de conception du déroulé !

Préparer le déroulé de la séance

La préparation du déroulé demande de considérer plusieurs paramètres. 

1- L’objectif est bien sûr central dans le choix d’activités à réaliser avec le groupe, mais la durée de la séance et le nombre de participants sont également des contraintes à ne pas négliger. 

2- Une séance réussie respecte un rythme qui maintient l’engagement du groupe tout au long du processus.

Il est ainsi important de choisir des activités à fort engagement auxquelles succéderont des activités à moindre engagement pour le groupe. C’est ce que l’on nomme le “flow”.

Les pauses sont aussi importantes : elles permettent d’oxygéner les esprits, mais aussi de favoriser les échanges informels qui enrichissent souvent la dynamique collective.

3- Il est essentiel d’organiser sa séance en trois temps forts :

• Le démarrage, qui permet de poser le cadre et d’engager les participants
• Le cœur de séance, où se déroulent les activités principales
• La conclusion, qui permet de consolider les acquis et de définir les prochaines étapes

Dans un contexte en distanciel, ces principes prennent encore plus d’importance. L’attention étant plus difficile à maintenir derrière un écran, il est judicieux de privilégier des séquences plus courtes et plus dynamiques, en multipliant les interactions et les changements de format.

Pour cette phase de préparation, innizio propose une bibliothèque très riche d’activités, pour tous les objectifs et un concepteur de séance qui facilitera cette étape. 

Conclusion

Une préparation minutieuse est la clé d’une séance d’intelligence collective réussie. Mais gardons à l’esprit que la préparation n’est qu’une hypothèse et que ce qui se passe sur le terrain reste toujours imprévisible.

Le conseil d’innizio : prévoir un peu moins d’activités que le temps disponible. Cela permet de s’adapter aux imprévus, d’approfondir certains échanges particulièrement féconds, ou tout simplement de respecter le rythme naturel du groupe. 

Cette flexibilité est souvent ce qui fait la différence entre une séance simplement productive et une expérience véritablement enrichissante pour tous les participants.