Comment préparer rapidement des réunions efficaces ?
Carole anime en direct une équipe de 10 personnes.
Elle travaille dans une collectivité territoriale, en tant que directrice générale.
Elle anime très régulièrement des réunions sur l’ensemble des dossiers suivis : la construction de la nouvelle école, la préparation budgétaire annuelle, la prévention des risques psycho-sociaux, la stratégie de transition écologique…
Son agenda est chargé et sa difficulté quotidienne est le manque de temps.
Enchaînant les réunions, elle a l’impression que ses collaborateur.rices manquent parfois de motivation et d’engagement lors des échanges, et que ce n’est pas toujours productif.
Ses objectifs
1- trouver des idées pour dynamiser ses réunions
2- gagner du temps dans la préparation de ses réunions
3- réussir à installer un climat propice à des réunions constructives et participatives durablement
Elle connaît peu de techniques d’intelligence collective. Elle a plutôt l’habitude d’annoncer un ordre du jour et de lancer directement les sujets de réflexion. Mais elle n’arrive pas toujours à obtenir les propositions créatives et innovantes qu’elle souhaite.
Comment innizio l’a aidée
Depuis qu’elle utilise innizio, Carole propose d’autres formats d’échange et de réflexion.
En utilisant la bibliothèque des techniques innizio, elle a pu trouver plusieurs activités permettant de solliciter davantage la réflexion et la créativité : en utilisant les regards croisés ou le speed boat par exemple.
Elle n’avait jamais animé ces activités mais elle a pu le faire sans difficulté grâce au pas à pas très clair proposé par innizio. De ce fait, elle a eu la curiosité d’explorer la bibliothèque et a trouvé d’autres activités pour lesquelles elle a utilisé les matrices de restitution, comme le SWOT.
Par exemple, sur la prévention des risques psycho-sociaux, elle a pu réunir de nouvelles idées pour engager un programme au sein de sa collectivité dans les prochaines semaines.
Elle se sert systématiquement du concepteur de séance pour préparer des réunions à fort enjeu ce qui lui permet de sécuriser le déroulé, tout en gagnant du temps de préparation. Car avec l’habitude, cela ne lui prend plus que quelques minutes désormais.