Quels sont les outils de l’intelligence collective ?

Face aux défis actuels des organisations publiques comme privées, l’intelligence collective devient une ressource précieuse pour transformer les idées et les énergies en solutions concrètes, innovantes et pertinentes.

Mais pour en tirer le meilleur parti, encore faut-il disposer des bons outils ! Ces derniers, qu’ils soient méthodologiques, techniques, émotionnels ou relationnels, sont là pour structurer, dynamiser et renforcer la collaboration.

Les techniques d’animation

Les outils méthodologiques, comme le brainstorming, les matrices d’analyse, les processus de consensus et d’évaluation aident à organiser les idées, à faire émerger des pistes de réflexion, à décider ou à améliorer en continu.

Ils sont nombreux, valorisant la créativité, la cohésion ou la projection. On peut ainsi déjà choisir le type d’activité en fonction de ses objectifs et le format, animation et contenu, en fonction du contexte d’usage.

Ce qui fait l’intérêt d’innizio c’est que ces différents outils méthodologiques sont rassemblés dans une seule bibliothèque en ligne et qu’ils sont issus de plusieurs univers complémentaires : l’innovation, le conseil, le coaching, la formation… donnant ainsi un large choix.

Les plateformes et outils numériques participatifs

Les outils numériques sont multiples et facilitent la coordination et la communication des équipes de plus en plus hybrides (en présentiel et à distance).

On y retrouve :

• Les plateformes collaboratives de type Klaxoon ou Miro
• Les applications de gestion de projet telles que Trello ou Asana
• Les outils numériques d’interaction avec quiz ou sondage tels que Wooclap ou Kahoot.

Le numérique a cette force d’apporter à l’intelligence collective la possibilité du travail collaboratif synchrone ou asynchrone en autorisant des contributions individuelles sur un espace commun.

Ces outils ont également l’énorme avantage de tracer les différentes interactions, offrant ainsi de nouvelles formes de compte-rendu.

Les approches émotionnelles et relationnelles

Ces principaux outils méritent d’être associés à d’autres outils plus émotionnels et relationnels, issus notamment du coaching, pour contribuer à créer un climat d’écoute et de bienveillance, encourager les feed-back positifs, construire des échanges respectueux et productifs.

L’outil n’est rien c’est son appropriation qui est fondamentale

Utiliser ces outils, c’est donc aussi apprendre à les maîtriser, et c’est là que l’aventure commence.

S’approprier un nouvel outil demande de l’audace (oser l’expérimenter pour la première fois), de la patience (car c’est avec la pratique qu’il peut donner son plein potentiel), mais aussi une dose de curiosité et de créativité pour l’adapter à ses objectifs et son contexte.

Parfois, on tâtonne, on expérimente, on ajuste. Cette démarche est précieuse, car c’est en essayant que l’on apprend vraiment : on découvre ce qui fonctionne, on identifie les limites, et surtout, on progresse.

Ce processus enrichit autant les compétences individuelles que la dynamique collective.

Conclusion

Il est essentiel de garder en tête qu’il n’existe pas d’outil miracle.

Le bon outil, c’est celui qui correspond à ses objectifs, à son contexte et à la culture du groupe que l’on accompagne.

Choisir avec soin et rester flexible, c’est s’assurer que ces outils deviennent de véritables alliés pour transformer les idées dispersées en solutions innovantes et durables.

C’est pourquoi le temps de réflexion et préparation en amont de la séance est essentiel.

Mais le jeu en vaut la chandelle car l’intelligence collective, bien outillée et nourrie par l’apprentissage, devient ainsi une formidable force pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain.

Préparer une séance d’intelligence collective.

Préparer sa séance collaborative c’est mettre toutes les chances de son côté pour en faire une expérience réussie et utile !

Dans cet article on vous propose une méthode efficace à suivre pour gagner en impact et efficacité !

Les bonnes questions à se poser

Le premier réflexe est d’être au clair sur ce que l’on souhaite obtenir. Pour cela voici une série de questions à se poser en amont de la démarche de conception.

1- Qu’ai-je envie d’obtenir à l’issue de la séance collaborative ?

Est-ce de créer une dynamique collective, de chercher des solutions, de familiariser le groupe avec une problématique, d’obtenir des résultats concrets, comme une priorisation, une décision, un plan d’action ?

Ce questionnement doit être précis et vraiment concret. Car c’est lui qui permettra par la suite de choisir les activités pertinentes.

2- Quel est l’objectif précis de la séance ?

Il est important de prendre du recul avec le livrable de la séance. Bien souvent, les ambitions sont trop élevées. Et cette exigence engendre une pression sur le facilitateur ou la facilitatrice lors de l’animation, mais aussi sur le groupe.

L’effet négatif : occulter des objectifs plus implicites comme la cohésion, la motivation, l’engagement, tout aussi important que la production elle-même.

Cela permet également de remettre sa séance au bon tempo : reconnaître que l’objectif de la séance n’est qu’une contribution à l’objectif général est une façon de “découper” ce dernier en plusieurs étapes et donc de rendre chaque atelier vraiment efficace sur son micro-objectif.

3- Qui doit participer ?

Cette question est essentielle car animer un groupe trop homogène dans ses profils et ses visions c’est finalement ne pas profiter pleinement du potentiel de l’intelligence collective. La pluralité des expertises est essentielle, de même que la taille. L’intelligence collective s’anime différemment selon que l’on est face à un grand groupe ou à un petit collectif. 

4- Quelle durée de séance ?

Faire de l’intelligence collective c’est accepter de s’inscrire dans une durée suffisante pour organiser un temps d’introduction, un cœur de séance et un temps de conclusion. Un peu comme au restaurant : on préfère la formule entrée-plat-dessert non ?

En fonction du temps dont on dispose, la manière de répondre à l’objectif fixé sera adaptée. Il faut savoir faire des deuils pour conserver un “flow” de séance tenable pour les facilitateurs comme pour les participants…

Le flow c’est la dynamique qui permet d’être productif sans s’épuiser, de rester actif sans décrocher !

5- Quels supports ou outils sont nécessaires

Il est évident que selon les objectifs et la durée, selon la cohésion existante ou non au sein du groupe, les activités vont différer. Si l’on ajoute le paramètre supplémentaire du style du facilitateur, pour un même objectif, il y a réellement plusieurs chemins possibles d’animation.

L’idée est de réfléchir, de façon ouverte et libre, à la manière d’aider le groupe, de faire participer toutes les personnes présentes, d’alimenter éventuellement le collectif avec des informations et des données… Cette anticipation permet de préparer les éventuels supports requis et de choisir les activités les plus adaptées.

Les matrices de restitution visuelle peuvent également être d’une grande aide pour garder une trace, organisée et lisible, des productions collectives. Y penser en amont peut vraiment apporter un plus à l’expérience collaborative.

Enfin les espaces collaboratifs numériques sont également des outils nécessaires dans les formats à distance. Cela implique donc de se familiariser avec ces plateformes pour une animation fluide et agréable.

6- Que se passe-t-il après la séance ?

Même si à ce stade cela reste compliqué d’avoir une vision précise sur la suite de la séance, se poser la question permet d’ébaucher des hypothèses : de série d’ateliers, de livrables attendus et de choisir les formats conclusifs : simple évaluation du vécu, priorisation, engagement du groupe…

Une fois que les réponses sont claires, alors on peut passer à l’étape de conception du déroulé !

Préparer le déroulé de la séance

La préparation du déroulé demande de considérer plusieurs paramètres. 

1- L’objectif est bien sûr central dans le choix d’activités à réaliser avec le groupe, mais la durée de la séance et le nombre de participants sont également des contraintes à ne pas négliger. 

2- Une séance réussie respecte un rythme qui maintient l’engagement du groupe tout au long du processus.

Il est ainsi important de choisir des activités à fort engagement auxquelles succéderont des activités à moindre engagement pour le groupe. C’est ce que l’on nomme le “flow”.

Les pauses sont aussi importantes : elles permettent d’oxygéner les esprits, mais aussi de favoriser les échanges informels qui enrichissent souvent la dynamique collective.

3- Il est essentiel d’organiser sa séance en trois temps forts :

• Le démarrage, qui permet de poser le cadre et d’engager les participants
• Le cœur de séance, où se déroulent les activités principales
• La conclusion, qui permet de consolider les acquis et de définir les prochaines étapes

Dans un contexte en distanciel, ces principes prennent encore plus d’importance. L’attention étant plus difficile à maintenir derrière un écran, il est judicieux de privilégier des séquences plus courtes et plus dynamiques, en multipliant les interactions et les changements de format.

Pour cette phase de préparation, innizio propose une bibliothèque très riche d’activités, pour tous les objectifs et un concepteur de séance qui facilitera cette étape. 

Conclusion

Une préparation minutieuse est la clé d’une séance d’intelligence collective réussie. Mais gardons à l’esprit que la préparation n’est qu’une hypothèse et que ce qui se passe sur le terrain reste toujours imprévisible.

Le conseil d’innizio : prévoir un peu moins d’activités que le temps disponible. Cela permet de s’adapter aux imprévus, d’approfondir certains échanges particulièrement féconds, ou tout simplement de respecter le rythme naturel du groupe. 

Cette flexibilité est souvent ce qui fait la différence entre une séance simplement productive et une expérience véritablement enrichissante pour tous les participants.

Comment rendre une réunion participative ? 

Imaginez : vos réunions deviennent des laboratoires d’intelligence collective ! Un espace où chacun se sent légitime à participer, où les idées n’ont pas de mal à s’exprimer…

Rendre une réunion participative ce n’est pas si difficile.

Voici les principes clés pour créer des séances de travail dynamiques et collaboratives.

1. Soignez votre préparation de séance

Définissez votre objectif : que souhaitez-vous obtenir à l’issue de votre réunion ? Des idées, de la cohésion, une vision consensuelle, des actions à engager ?

Réfléchissez à vos invités : l’intelligence collective c’est la possibilité de croiser des points de vue différents et enrichissants. Alors n’hésitez pas à associer à votre séance des profils variés, parfois un regard candide et neuf peut vous permettre d’aborder une situation sous un angle nouveau. Gardez également en tête que plus on est nombreux, plus l’animation prend de l’énergie. Donc veillez à choisir le bon nombre de participants (pour ne pas vous épuiser en tant qu’animateur) !

Pensez à la logistique : gardez en tête la durée de votre séance et sa modalité, en présentiel ou à distance, car ces dimensions sont loin d’être anecdotiques. Elles ont un impact direct sur la façon d’animer votre réunion

Choisissez soigneusement vos activités en fonction de tous ces éléments : créez un déroulé cohérent avec votre but, votre audience et votre logistique. La bibliothèque d’innizio contient de nombreuses activités, pour toutes les situations, petits ou grands groupes, à distance ou en présentiel.

Vous n’avez jamais préparé vos réunions ainsi ? Le concepteur d’innizio vous guide pas à pas dans la préparation de votre séance et vous permet de la construire en quelques minutes !

2. Proposer une animation dynamique

Aménagez l’espace : si vous le pouvez, optez pour une disposition favorisant les échanges, comme un cercle ou des tables en îlot.

Encouragez la collaboration : adoptez une posture bienveillante et montrez que toutes les idées sont les bienvenues. Pour cela, proposez un cadre aux échanges, ces derniers seront facilités ! Vous pouvez consulter la technique innizio : Le cadre de travail.

Débutez par une activité brise-glace : une question légère ou une activité interactive peut détendre l’atmosphère. La bibliothèque d’innizio en compte plus de 40 différents ! Pour se connaître, pour se familiariser avec un sujet, pour se présenter, pour créer de la cohésion etc…

3. Prenez soin des participants

Privilégiez le travail en sous-groupes : notamment si votre groupe dépasse 15 personnes, c’est une organisation idéale pour des discussions plus approfondies. Et dans ce cas, n’oubliez pas de prévoir des temps de restitution en groupe complet. Pour vous aider, vous pouvez consulter la technique innizio : La restitution en groupe complet.

Ménagez vos participants : n’oubliez pas les pauses et n’enchaînez pas plusieurs activités demandant de gros efforts intellectuels !

Favoriser les prises de parole : posez des questions ouvertes, donnez la parole à chacun, reformulez et synthétiser pour aider le groupe à construire sa pensée collective. N’oubliez pas les timides !

4. Ne loupez pas la conclusion de votre séance

Faites voter ou réalisez des sondages : cela engage les participants dans la prise de décision. innizio vous propose plusieurs techniques de vote.

Synthétisez les décisions : récapitulez avec l’aide des participants les points importants. innizio vous permet de télécharger plusieurs matrices pour des présentations visuelles impactantes.

Attribuez des responsabilités : désignez clairement qui fait quoi et pour quand. Consultez la technique innizio du Kifékoi.

Demandez un feedback : invitez les participants à évaluer la réunion pour améliorer les futures interactions. innizio vous propose plus de 10 techniques pour évaluer votre réunion.

En conclusion, faites de l’intelligence collective une habitude de travail ! Rendez-vous sur www.innizio.fr et vos réunions vont attirer du monde !